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  • Notre savoir faire...

    Conseil - Expertise - Formation - Travaux d'archivage

Solution Davidoc est le partenaire idéal pour votre gestion documentaire!

Nouvelles

Ici, là et partout... voici où nous en sommes!

GV Ultima

Distributeur certifié du logiciel GV Ultima !

2015

Solution Davidoc est heureuse d'offrir à sa clientèle les solutions de gestion documentaire GV Ultima de l'entreprise GCI.

plus
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Nouveau site Web !

2016

Solution Davidoc est fière de présenter son tout nouveau site Web.





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Visée internationale !

2016

Solution Davidoc vise l'international !






Nos services

Nous faisons des choses qui pourraient vous intéresser!

Études institutionnelles et organisationnelles

Étude personnalisée de votre organigramme, de votre fonds d’archives et de vos besoins (volume, typologie de documents, fréquence des recherches et consultations...).

Observation, inventaire et entretien avec le personnel

Reprise de l’inventaire pour un accès facile à l’ensemble de votre fonds d’archives.

Politique de gestion des archives

Mise en place d’une procédure d’archivage documentée, avec une gestion maison (inventaire réalisé par vos soins) ou dans nos locaux (inventaire réalisé par nos équipes).

Création d’un calendrier de conservation

Outil de gestion qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs d’un organisme et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés.

Contexte législatif :

Selon la Loi sur les archives, les organismes publics décentralisés ont l’obligation d’élaborer et de faire approuver un calendrier de conservation. Quant à lui, le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques prévoit que les organismes publics doivent accompagner leur calendrier de conservation d’une copie du plan de classification de leurs dossiers, s’ils en ont un, et d’une copie conforme de la résolution du conseil d’administration ou du comité exécutif autorisant une personne à signer le calendrier de conservation et à le soumettre. Le plan de classification et le calendrier de conservation constituent les éléments de base de la saine gestion documentaire d’une organisation.

Création d’un plan de classification

Outil dans lequel sont établies, dans un ordre logique, hiérarchique et allant du général au particulier, les activités d’un organisme. L’organisation logique et rationnelle des documents produits et reçus par un organisme est une pratique recommandée pour le bon déroulement de ses activités. Que ces documents soient imprimés ou numériques, la gestion des archives ne peut être laissée au bon vouloir de tous et chacun. L’élaboration du plan de classification constitue l’une des activités fondamentales de la gestion des archives d’un organisme qu’il soit privé ou public. L’utilisation d’un plan de classification offre plusieurs avantages et permet notamment d’atteindre les objectifs suivants :

  • Améliorer le classement des dossiers, quels que soient leur nature ou leur support;
  • Favoriser l’accès à l’information en accélérant l’identification et le repérage des documents et des renseignements qu’ils contiennent;
  • Favoriser la prise de décision et la mise en œuvre d’actions de manière plus rapide et plus efficace;
  • Assurer la sécurité des documents, notamment en protégeant les données à caractère personnel qu’ils contiennent;
  • Diminuer l’impact de la mobilité du personnel au sein de l’organisme en permettant la poursuite des activités;
  • Accroître l’efficacité administrative de l’organisme dans l’accomplissement de ses activités.

Présentation des règles de conservation

Nous allons vous offrir une formation détaillée sur les différentes règles qui composent le calendrier de conservation.

Rédaction de politiques et de procédures en gestion documentaire

L’adoption d’une politique de gestion des archives permet de définir le cadre de référence utilisé par les membres du personnel afin de résoudre certains problèmes particuliers. Dans ce contexte, cette politique énonce des intentions et des principes approuvés par la direction de l’organisme. Un organisme doit élaborer, documenter, conserver et diffuser des politiques pour répondre à ses besoins en matière de preuve, de responsabilités et d’information dans le cadre de ses activités.

Rédaction d’un portrait d’entrepôt et de son aménagement

Nous aidons les organismes sur le choix du local qui doit être suffisamment grand pour conserver les documents semi-actifs et inactifs. La dimension du local d’entreposage des archives devra être adaptée à la taille du fonds d’archives. Le fonds d’archives correspond « au regroupement intellectuel d’informations consignées sur des supports de toute sorte qui sont, la plupart du temps, matériellement et physiquement dispersés». Les différents types de documents existants devront être pris en compte en vue de l’aménagement de ce local.

Traitement matériel et intellectuel des documents

Tri, classement et élimination des documents en fonction de vos choix et des durées légales de conservation en vigueur.

Numérisation et gestion des courriels

Au même titre que vos archives physiques, vos données et documents générés au format numérique doivent faire l’objet d’une stratégie globale dans laquelle confidentialité et accessibilité sont les maitres-mots. L’archivage électronique de vos documents présente différents avantages dont :

  • Le gain de temps;
  • La préservation des ressources;
  • La baisse du risque d’indisponibilité des données;
  • L’accès rapide et confidentiel à vos données.

Déclassement périodique des documents

Pour faire suite à la mise en application du calendrier de conservation, on vous assiste sur la destruction des documents dont la période de conservation est terminée, soit par le feu, soit par déchiquetage.

Mise en place d’un plan de mesure d’urgence en cas de sinistre ou dégât d’eau

Le plan de mesures d’urgence vise à prévoir les responsabilités et les mesures à prendre lors des sinistres pouvant affecter les documents conservés au sein d’un organisme.

Proposition d'Ultima, logiciel de Gestion documentaire et de Gestion intégrée de l'information

L’acquisition ou l’élaboration d’un système informatique de gestion documentaire doit faire l’objet d’une réflexion préalable afin de connaître les besoins de l’organisme. Solution Davidoc vous propose Ultima qui intègre aux systèmes déjà implantés au sein de l’organisme pour satisfaire aux exigences de la gestion des archives.

Redéploiement

Cette étape consiste en l’acquisition de l’équipement informatique adéquat et du logiciel Ultima ainsi que son essai globale. À cette étape, on va également effectuer la conversion au nouveau système.

Formation

La formation du personnel permet de faire fonctionner et utiliser le logiciel.

Suivi

Porte sur l’évaluation et sur le contrôle du système informatique implanté. Des modifications devraient être apportées si nécessaire.

Entreposage de documents

La solution d’entreposage de documents de Solution Davidoc maximise votre espace de bureau tout en vous permettant un accès direct à n’importe lequel de vos documents. De Dakar à Saint Louis, nous offrons aux entreprises de tous les secteurs la solution la plus sûre soit pour retrouver le plein contrôle, tout en assurant leur intégrité en matière de conservation de documents. Nos centres de documents sont spécifiquement conçus pour la protection, la conservation et la gestion des documents actifs et semi-actifs, ainsi que la destruction si vous le souhaitez. On y trouve:

  • Des rayonnages mobiles de qualité;
  • Une surveillance permanente;
  • Un environnement climatisé;
  • Des dispositifs contre les incendies;
  • Un personnel qualifié.

L’entreposage et la gestion de vos documents d’entreprise n’ont pas à nuire à votre rentabilité. Avec ses solutions d’entreposage de documents, Solution Davidoc vous facilite les affaires tout en assurant votre pleine conformité réglementaire et juridique.

Connectez-vous à nous!

Nous détenons des technologies de pointe parfaites pour la gestion intégrée des documents.

Chaque client de Solution Davidoc possédant Ultima, notre logiciel de gestion intégrée, reçoit l’accès qui permet un suivi continu des documents d’entreprise à distance.

La consultation et la gestion de vos ressources documentaires pourront se faire de différentes manières :

  • faire la recherche de documents par date, par service, par type, etc.;
  • gérer le calendrier de destruction des documents et des fichiers;
  • produire divers rapports de conservation;
  • gérer courriels, documents Word, Excel, fichiers PDF et autres fichiers actifs;
  • un accès pratique à vos documents. En tout temps.

Après les heures d’affaires, durant le week-end ou même les jours fériés, l’accès à vos informations est disponible en tout temps lorsque vous confiez vos documents à Solution Davidoc. Un portail web sécurisé vous permet de demander que vous soient livrés un ou plusieurs documents. Sur réception de votre requête, nous les récupérons et vous les livrons en une demi-journée, ou même en moins d’une heure en cas d’urgence.

Dans tous les cas, tout est mis en œuvre pour préserver une chaîne de possession sans faille:

  • professionnels qualifiés et soigneusement formés;
  • véhicules sécurisés suivis par GPS;
  • procédures et protocoles de sécurité très stricts.
La réussite se trouve dans le premier pas, informez-vous des services de Solution Davidoc!
Daouda DIOP

À propos de nous

Solution Davidoc développe une expérience inoubliable!

Quebec

Notre entreprise, implantée au Québec, est spécialisée dans le domaine de la gestion intégrée des documents administratifs.

Comme offre de services, elle s'occupe de l’implantation de système de gestion intégré des documents, de la création ou révision de plans de classification, calendriers de conservation et de la formation de vos employés pour le renforcement de leurs capacités.

Nos services ont par conséquent l'expérience et la compétence pour étudier, planifier, estimer le budget nécessaire à de telles opérations. La conduite de même que l’accompagnement de votre projet jusqu’à son terme, constituent des atouts non négligeables. Nous nous tenons à votre disposition pour mener à bonnes fins toute opération que vous choisiriez de nous confier.

La formation et l'expérience !

Nos réalisations

Voici nos réalisations récentes...

CIUSSS de l'Estrie

Fusion des fonds d’archives des établissements de la santé et des services sociaux de la région de l’Estrie au Québec.

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Polyconsult Ing.

Mise en place et organisation de la documentation, proposition et installation d’un logiciel de gestion documentaire.

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UEMOA

Étude sur l'harmonisation des textes régissant la profession d'Ingénieur-conseil du secteur BTP&TP dans l’espace UEMOA.

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Notre credo : le respect de l’intégrité inextricable d’un dossier, tels les maillons d’une chaine!
Daouda DIOP

Voici notre équipe

Lorsque nous parlons de nos services, nous parlons en termes de solution!

Awa FALL

Spécialiste de la gestion de l'information et de la connaissance

Ne cherchez pas la faute, venez chercher le remède chez nous !

Comment nous joindre

Adresse:

Solution Davidoc
2-1050, rue Papineau
Sherbrooke, Québec, Canada J1E 1Z6

Téléphone:

514-882-2179

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